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Prototyp für Activity-Based-Working: Neue Bürolandschaften für flexibles Arbeiten

Büro | Basel | ATP architekten ingenieure
ROCHE, Basel

Das Schweizer Pharmaunternehmen Roche setzte am bestehenden Standort „Elsässertor” in Basel – erstmals und durch den Wunsch der MitarbeiterInnen – auf flexible Arbeitswelten und beauftragte ATP Zürich mit der Neugestaltung der Büroflächen. Entwickelt wurde das Bürokonzept von den ABW-ExpertInnen im D&R-Studio von ATP Innsbruck.

Das herkömmliche Bild eines Büroarbeitsplatzes wird geprägt von einem fixen Schreibtisch samt persönlicher Dinge und Stauraum mit Ablagemöglichkeit pro MitarbeiterIn in der Nähe des Schreibtischs. Moderne Kommunikationsmittel, geänderte Arbeitsprozesse und Bedingungen verändern jedoch unsere Arbeitswelten. So lassen häufiges Reisen, Home-Office oder unterschiedliche Teilzeitmodelle den fix zugewiesenen Schreibtisch, den „assigned desk“, oftmals verwaisen.

Das Konzept des Activity-Based-Working basiert auf der optimalen Organisation von Arbeitsprozessen. Die Gestaltung der Büros geht nicht von einem fixen Arbeitsplatz pro MitarbeiterIn aus. Diese können sich je nach aktueller Tätigkeit in unterschiedlichen Bereichen aufhalten.

Konzept: Jeder Tätigkeit einen passenden Platz

Der Grundgedanke hinter Activity-Based-Working besteht darin, den Mitarbeitenden in unterschiedlichen Zonen und Räumen temporäre Arbeitsplätze anzubieten, welche den jeweiligen Tätigkeiten optimal entsprechen. Damit wird auf die Multifunktionalität von Arbeitsräumen und Orten bewusst verzichtet. Vielmehr bewegen sich Menschen je nach Aufgabe, Tätigkeit oder Bedürfnis in den verschieden spezialisierten Zonen der Büroumgebung. Die Bandbreite an Aufenthaltsmöglichkeiten stärkt auch die Kooperation und den Austausch unter den MitarbeiterInnen in informellen Meetings. Der Schwerpunkt von Konzept und Gestaltung liegt auf Konzentration, Kollaboration und Konferenz. Das Nebeneinander dieser Zonen war eines der Ziele, die vorab diskutiert und formuliert wurden.

Bei der Entwicklung zählte auch der Input der künftigen NutzerInnen, die im Rahmen von NutzerInnenworkshops ausgiebig zu Wort kamen. Die Ziele fokussierten neben der Intensivierung der Zusammenarbeit und der Kommunikation zur Steigerung der Innovationsleistung auch verschiedenartige Arbeitsplätze für unterschiedliche Tätigkeiten sowie die Optimierung der Flächenauslastung zu Gunsten vielfältigerer Arbeitsplatzmodelle. In Zeiten von vermehrtem Home-Office spielte zudem die Erhöhung der Arbeitgeberattraktivität und der MitarbeiterInnen-Zufriedenheit eine große Rolle.

Auch eine Zunahme der Arbeitsplätze bis 2021 wurde dadurch möglich, ohne neue Investitionen für zusätzliche Tische zur Nachverdichtung oder sonstige Qualitätseinbußen hinnehmen zu müssen.

Die Architektur des Roche-Bürostandorts „Elsässertor” im Zentrum von Basel stammt von den Schweizer Architekten Herzog & de Meuron. Der von Roche gemietete Bereich verfügt über eine Fläche von rund 13.000 Quadratmetern auf vier Etagen sowie über einen Empfangsbereich und ein MitarbeiterInnen-Restaurant im Erdgeschoss.

Der „Open Space“ ist gekoppelt mit „non assigned desks“ – früher als „desk sharing“ bezeichnet – und ist zugeschnitten auf die Tätigkeiten der NutzerInnen. „Die sehr gute Grundrissstruktur des Bestandes ermöglichte uns eine hervorragende Zonierung der verschiedenen Activity Based Working-Bereiche“, erläutert Paul Ohnmacht, ATP-Projektleiter und Head of Design in Innsbruck.

Bild: Thomas Jantscher

Bei der Entwicklung des Bürokonzepts auf Basis von Activity-Based-Working beließ man die geplante MitarbeiterInnen-Zahl des ursprünglichen Konzepts bei 600 bis 700. Jedoch konnte durch den weitestgehenden Verzicht von fest zugeordneten Arbeitsplätzen die Größe des jeweiligen Arbeitsorts für individuelle Einzelarbeit verringert werden: So müssen auch Arbeitsunterlagen nicht am Arbeitsplatz verwahrt, sondern können in allgemein zugänglichen Bereichen oder digital in einer Datenbank abgelegt werden. Der Schreibtisch bleibt so „clean“ und kann von anderen gleich genutzt werden. Durch eine gute „clean desk policy“ im Büro wird hierbei nicht nur dem persönlichen Datenschutz Rechnung getragen, sondern auch der eigenen Gesundheit.

Durch den Wegfall dieser Aufbewahrungsmöbel verkleinert sich außerdem der Arbeitsort und der Raum steht für andere spezialisierte Zonen zur Verfügung. Bei nicht fest zugeordneten Schreibtischen benötigt man auch bei Ferien oder Abwesenheiten weniger Schreibtischplätze als MitarbeiterInnen.

Damit sich die MitarbeiterInnen trotzdem noch wohl fühlen und zufrieden sind, weil sie sich mit ihrer direkten Arbeitsumgebung identifizieren können, gestaltete man so genannte „neighbourhoods“. Die Gruppengröße pro „Nachbarschaft“ beträgt zwischen 15 und 30 MitarbeiterInnen.

Dominanten des Büroalltags: Concentrate, Collaboration, Conference

Für die neue Bürowelt wurden neun Hauptelemente bzw. Arbeitsorte definiert. Diese unterteilen sich vorerst in drei Bereiche analog dreier Haupttätigkeiten im Büroalltag: „Concentrate“, „Communicate“ und „Conference“.

Unter „Concentrate“ werden Orte für Einzelarbeit in drei verschiedenen Ausprägungen subsumiert, die stattfindende Kommunikation beschränkt sich auf gelegentliche Telefonate.

Die Bereiche „Concentrate“ umfassen „regular desks“, „library desks“ und „touchdown desks“. Die regular desks dienen der üblichen Bürotätigkeit, die am Schreibtisch verrichtet wird. Lesen, Schreiben, Mailen und die gewöhnlichen Telefonate sind dort möglich. Höhenverstellbare Tische sorgen dafür, dass sowohl im Stehen als auch im Sitzen ergonomisch gearbeitet werden kann. Die Arbeitsplätze können schnell und unkompliziert an wechselnde NutzerInnen angepasst werden. Großformatige, höhenverstellbare Bildschirme können von den wechselnden MitarbeiterInnen genutzt werden. Notebook, Tastatur, Maus und Headset bringt nicht zuletzt aus hygienischen Gründen jede/r MitarbeiterIn als persönliche Gegenstände mit. Insgesamt dienen am „Elsässertor“ 550 regular desks als vollwertige Arbeitsplätze. Für administrative MitarbeiterInnen können diese regular desks auch fix zugewiesen werden. Die gesamte Anzahl an fix vergebenen Schreibtischen darf jedoch 10 % der regular desks nicht überschreiten. Alle übrigen Arbeitsorte sind als Ergänzung zu sehen.

In der Library herrscht eine ruhige, angenehme, bibliotheksähnliche Atmosphäre. Die vier bis sechs Plätze, die an diesen an der Fassade gelegenen Räume zur Verfügung stehen, dienen ruhigen Tätigkeiten. Dort wird nachgedacht, geschrieben oder gelesen. Telefonieren oder Sprechen ist nicht vorgesehen. So sind die library desks tatsächlich der Ort für Tätigkeiten, die höchste Konzentration erfordern. Diese Arbeitsplätze sind nicht mit Computern ausgestattet, aber Laptops können mitgebracht werden. Steckdosen zum Aufladen und WiFi-Netzwerke sind vorhanden.

„Touchdown desks“ stehen für MitarbeiterInnen anderer Standorte zur Verfügung, die sie zwischen und nach Besprechungen nutzen können. Diese Arbeitsplätze werden zusätzlich angeboten, da die regular desks in „neighbourhoods“ organisiert sind, die jeweils von einem Team genutzt werden. Touchdown desks befinden sich außerhalb dieser definierten Zonen, damit „Fremde“ nicht die gewohnte Arbeitsumgebung stören. Die BesucherInnen können sich mit dem eigenen Laptop an den touchdown desks niederlassen. Monitore oder anderes technisches Equipment außer Steckdosen oder WiFi werden nicht angeboten.

Bei „Collaboration“ stehen Austausch und Gespräch im Mittelpunkt – spontan und organisiert. Hierbei handelt es sich um spontane und ungeplante Kommunikation oder auch um Teamwork von zwei bis zu rund acht Personen. Diese Bereiche können nicht gebucht werden.

Im Bereich „Collaboration“ finden sich „Com-Boxen“, „Work Lounges“ und „Phone Booth“. Die Com-Box, ein geschlossener Raum ohne Fassadenanschluss, dient Gesprächen mit vertraulichem Charakter. Meetings mit zwei bis drei Personen können dort genauso stattfinden wie vertrauliche Telefonate oder Videotelefonkonferenzen. Gespräche können in den offenen Bereichen außerhalb der Com-Boxes zwar wahrgenommen, aber nicht verstanden werden. Da die Boxen nicht als Rückzugsorte für konzentriertes Arbeiten dienen, darf dort die Geräuschkulisse aus den offenen Bereichen auch wahrgenommen werden. Sie sind in Gruppen von zwei bis drei in den offenen Bereichen angeordnet und können so spontan aufgesucht werden, da sie vorab auch nicht gebucht werden können. Die schlichte Möblierung besteht aus einem Tisch und drei Stühlen, ist be- und entlüftet und gesprinklert.

Bild: Thomas Jantscher

Die „Work Lounge“ ist von den Bereichen mit regular desks abgeschirmt, aber nicht in geschlossenen Räumen untergebracht. Die Zonen innerhalb der offenen Bereiche stehen für kurze, ungeplante Gespräche und Besprechungen in lockerer Atmosphäre zur Verfügung. Am „Elsässertor“ erinnern die Work Lounges an Wohnzimmer in der Arbeitsumgebung. Pro Etage finden sich zwei dieser Wohnzimmer, aufgespannt zwischen den zwei Innenhöfen liegen sie jeweils an den zentralen Verbindungsachsen zwischen den Etagenzugängen und den Concentrate-Zonen. Die Möblierung besteht aus einem Mix von unterschiedlichen Sitzgelegenheiten und Stehtischen, damit Gespräche und Diskussionen in verschiedenen Konstellationen entstehen können. Spontaner Austausch ist auch in dezentralen Work Lounges möglich, die zwischen den „neighbourhoods“ eingestreut sind. Diese verschiedenen Möbelelemente gliedern gleichzeitig die offenen Bereiche und unterstützen die Raumakustik in diesen Zonen.

Die dezentralen Work Lounges sind außerdem mit „Phone Booth“ ausgestattet – eine Alternative und Ergänzung zu den Com-Boxes. Mobil und einseitig offen sind sie viel flexibler, günstiger und weniger aufwändig beim Einbau. Es gibt zwei bis drei verschiedene Modelle, welche die MitarbeiterInnen als Pilotprojekt im Alltag testen. Mit der „kitchen“ steht den MitarbeiterInnen auch ein Etagencafé als Pausenraum und Verpflegungspunkt zur Verfügung.

Bild: Thomas Jantscher

Unter dem Stichwort „Conference“ werden schließlich jene Orte zusammengefasst, die technisch hochwertig ausgestattet sind, von den offenen Bereichen klar abgegrenzt sind und gebucht werden müssen. Natürlich wird dort auch kommuniziert, aber nach Terminvereinbarung und in geplanter Form.

„Conference Rooms“ sind akustisch gut von den anderen Bereichen abgetrennt und mit entsprechenden Lüftungssystemen ausgestattet. Sie verfügen über das notwendige technische Equipment wie Beamer, Konferenztelefon und digitales Roomboard. Je Geschoss gibt es einen Konferenzraum für acht und zwei für 14 Personen. An der Nordfassade im 3. Obergeschoss finden sich noch ein Konferenzraum für 18 und einer für 26 Personen. In jedem Geschoss ergänzt ein Videoconference Room für acht Personen das Angebot. Zusätzlich zur technischen Grundausstattung verfügen diese Räume über ein Videokonferenzsystem. Neben den in nüchterner Atmosphäre gehaltenen Konferenzräumen wünschten sich die NutzerInnen auch Besprechungsräume für Kreativ-Workshops, die eine lockerere Atmosphäre bieten. Von der Grundausstattung ähneln sie zwar den Konferenzräumen, die Möblierung wirkt allerdings weniger streng. Zugunsten einer kreativen Atmosphäre verzichteten die ArchitektInnen auf manche technischen Features. Dafür fördern und unterstützen Elemente wie überdimensionale White Boards, Wandtafeln und große Pinntafeln den kreativen Prozess.

Stauraum für Persönliches und Aktenordner

Auch für die Aufbewahrung, für die es bei Bürokonzepten mit „unassigned desks“ neue Konzepte braucht, gibt es drei Kategorien: Personale Storage, Wardrobe und Team Storage. Für die persönlichen Dinge sowie individuelle IT- und Büro-Ausstattung stehen ein Caddy und ein persönlicher Locker zur Verfügung. Hier finden MitarbeiterInnen ein wenig „mobile“ Privatsphäre. Falls nach einer Eingewöhnungsphase die Caddies nicht mehr notwendig sein sollten oder nicht mehr genutzt werden, können diese für die Startphase an anderen Bürostandorten mit flexiblen Bürokonzepten zum Einsatz kommen. Geparkt werden die 600 mobilen Aufbewahrungscontainer in Caddy-Stationen nahe den regular desks. In den Nachfolgeprojekten für Roche wurden hingegen fixe Locker im Eingangsbereich eingesetzt.

Bild: Thomas Jantscher

Die Wardrobes oder Personal Lockers, die als Garderobe dienen und wo persönliche Gegenstände weggesperrt werden können, befinden sich bei den Etagenzugängen. Unter Team Storage werden Aufbewahrungsmöglichkeiten für Akten und Ordner verstanden. Dafür stehen verschließbare Aktenschränke und offene Regale, die auch akustisch wirksam sind, zur Verfügung.

Die fehlenden Außenbereiche des Bürobaus in der zentralen, innerstädtischen Lage am Basler Bahnhof führten zur Idee, in einem überhohen Raum im dritten Obergeschoss einen Indoor-Garden einzurichten. Kleinere Grüninseln in den unterschiedlichen offenen Bereichen ergänzen diesen Ort der Erholung und Entspannung. Außerdem steht je Etage ein „Relax Room“ als Rückzugsort für kurze Verschnaufpausen oder einen Powernap zur Verfügung.

Die Bestands-Grundrisse des Bürostandorts „Elsässertor” mit drei Atrien bieten für das Konzept des Activity-Based-Working optimale Bedingungen zur entsprechenden Zonierung und räumlichen Entflechtung. Die Bereiche zwischen den Lichthöfen, durch die der Weg zu den großen Büroflächen im Norden führt, eignen sich für diverse Kommunikationszonen.

Die MitarbeiterInnen gelangen vom Lift vorbei am Locker durch die offene Teeküche und die Work Lounge zum Arbeitsplatz.

Die Konferenzzone befindet sich anschließend an die Kommunikationszone an der Südfassade. Im Zusammenspiel mit Lärmvermeidungsmaßnahmen unterstützen die Grundrisse auch die Überlegungen zum akustischen Konzept durch die Entflechtung der Tätigkeiten. Außerdem dämmen zwei Zentimeter starke Akustikputzdecken und Möbel mit schallabsorbierenden Oberflächen den Schall weitestgehend ein. Vorhänge und Teppiche unterstützen die Schalldämmung und setzen zusätzlich optische Akzente. Für die aufwändige Leitungsführung für Lüftung und elektrische Installationen bietet ein klassischer Doppelboden im Hohlraum Platz.

Als Identifikationsorte dienen vor allem die Kommunikationszonen, die sich in ihrer Gestaltung an Saloon Collections von Hotels orientieren. Auch dort wird Geborgenheit und Wohlfühlambiente vermittelt. Eine warme, atmosphärische Gestaltung wurde mit dem Einsatz von Holz als Naturprodukt erreicht. Das Zusammenspiel von Licht, Möbel, Atmosphäre und Materialwahl lässt ein Gefühl von Heimat aufkommen. Neben Elementen aus Holz unterstreichen schlichte Möbel und dunkle, matte, farbarme Oberflächen die spartanische Eleganz. Textile Materialien setzen punktuell Farb-Akzente.

Die neuen Bereiche für konzentriertes Arbeiten werden im Gegensatz dazu in Weiß gehalten – schlicht, zeitlos, elegant. So genannte Transformer-Möbel tragen einerseits zur Gliederung der einzelnen Bereiche bei und vermitteln andererseits zur schwierigen Gebäudegeometrie mit schrägen Fassaden und unterschiedlichen Winkeln.

Bild: Thomas Jantscher

Die elegante, ansprechende und zeitlose Atmosphäre trägt dazu bei, dass sich die MitarbeiterInnen in den neuen Räumen wohlfühlen. Um die Akzeptanz für das flexible Arbeiten an unterschiedlichen Orten noch zusätzlich zu fördern, verzichteten auch die Mitglieder des Leadership Teams auf ihre Einzelbüros.

„Die geforderte außerordentlich hohe Qualität der Materialien und Möbel und das zeitlose Design widerstehen der optischen Abnutzung. Die vielen schrägen Wände und Spitzen des Bestandes haben wir genutzt, um mittels Transformer-Möbel zu den geradlinigen Arbeitsplätzen zu verweisen. Aufgeladen mit sehr schönen Atmosphären – gemäß der Corporate Architecture des Unternehmens – strahlen diese nun spartanische Eleganz aus“, erklärt Paul Ohnmacht.


PROJEKTDATEN

Bauherr: F. Hoffmann-La Roche AG
Ort: Basel (CH)
Baubeginn: 11/2015
Fertigstellung: 12/2016

Integrale Planung: ATP architekten ingenieure, Zürich
Activity-Based-Working-Konzept: D&R-Studio, ATP architekten ingenieure, Innsbruck

Gesamtprojektleiter: Matthias Wehrle
Head of Design: Paul Ohnmacht

Bruttogeschossfläche: 13.500 m2
Bruttorauminhalt: 47.400 m3


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