Definition
Das Briefing – abgeleitet vom englischen „brief“ = kurz – beschreibt eine meist stichpunktartige Auflistung von Vorgaben für eine konkrete Aufgabenstellung. Ein solches Briefing wird z.B. zur Beauftragung externer Spezialisten und Agenturen formuliert. In der Regel wird es von dem Dienstleister mit einem Re-Briefing beantwortet, um sicherzustellen, dass der Auftragnehmer die Vorgaben des Auftraggebers richtig verstanden hat. Der Auftraggeber formuliert im Rahmen eines Briefings Ziele, Anforderungen, Inhalte, Methoden und auch Kosten für die entsprechende Aufgabe. Dieser Katalog an Informationen kann anhand vorgefertigter Checklisten erarbeitet werden und sollte alle Fragen der Zielperson abdecken.
Architekten und Briefing
Im Architekturbüro besteht ein hoher Delegations- und Kommunikationsaufwand, da sowohl intern als auch extern viele Aufgaben und Daten weitergegeben werden. Ein Briefing hilft, Missverständnisse zu vermeiden, Informationen zu sichern sowie Zeitaufwand und Kosten, die durch falschen Informationsfluss entstehen, zu minimieren. Das Briefing kann intern eingesetzt werden, z.B. um neue Mitarbeiter schnell mit den Bürostrukturen und Arbeitsweisen vertraut zu machen. Extern wird es dazu eingesetzt, um einem beauftragten Spezialisten Aufgaben und Ziele verständlich zu machen, einen Kostenrahmen zu setzen und ein Angebot einzuholen sowie zeitliche und organisatorische Abläufe zu erklären. Architekten können Briefings auch im Dialog mit ihren Auftraggebern einsetzen, indem sie den Bauherrn vor Projektbeginn eine Checkliste über Ziele, Budget und Zeitrahmen erstellen lassen.
Inhalt eines internen Briefings (Auswahl):
-Mitarbeiter: Ablage- und Datenstruktur, Kommunikation, Zeitregelung, Verhaltensweise, Informationsfluss
-Budget: Projektkosten, Gesamtkosten, Kundenkontaktkosten, beteiligte Personen, Zeitaufwand, Zeitrahmen
Inhalt eines externen Briefings (Auswahl):
-Werbeagentur: Ausgangslage, Leitbild, Budget, Medium, Sortiment, Zielgruppe, Verbreitung, Strategie, Kommunikationsziel, Botschaft, Nutzen, erfolgreiche Beispiele
-PR-Agentur: Ausgangslage, Aufgabenstellung, Zielgruppe, Verbreitung, Zeitraum, Positionierung, Kommunikationsziel, Budget
-Fotograf: Projektdaten, Thematik, Abgabeform, Umfang, Wirkung, Stimmung, Bearbeitung, Nutzungsart, Nutzungsrechte, Nutzungsdauer, verfügbares Budget, Abrechnung, Zusatzleistungen, Archivierung, Vor-Ort-Termin
-Grafiker/Designer: Produkt, Format, Logistik, Budget, Zeitplan, Zielgruppe, vorhandenes Material, Kommunikationsziel, Pro/Contra Beispiele
-Webdesigner/Programmierer: Leitbild, Navigationsstruktur, Internet-Verantwortlicher, Pro/Contra bestehende Website, Ziele des Webauftritts, Umfang, Stärken/Schwächen der Firma, Zielgruppe, Nutzen, Aktualitätsgrad, Zugang, Extras, Material/Inhalt, erfolgreiche (Konkurrenz)Beispiele, Zeitrahmen, Budget, Domain, Webhoster
Autor: Johannes Mark
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