Offene Lernlandschaft

Die Anforderungen an Unternehmen und Mitarbeiter werden immer höher, um im globalen, zunehmend digitalisierten Wettbewerb zu bestehen. Eine wohltuende, inspirierende Büroumgebung trägt dazu bei, dass sich die Menschen mit ihrem gesamten kreativen Potenzial entfalten können.

Digitalisierung, Globalisierung, mobiles Arbeiten, Work-Life-Balance, lebenslanges Lernen. Diese Begriffe fallen im Zusammenhang mit Veränderungen der Büroarbeit immer wieder, werden oft sogar in einem Atemzug genannt.

Aus gutem Grund. Denn seit einigen Jahren beschleunigt sich der Wandel der Arbeitswelt rasant. Hervorgerufen wird das vor allem durch den globalen Wettbewerb und den dadurch erzeugten ökonomischen Druck auf die Unternehmen. Sie müssen immer schneller agieren, um im Wettbewerb bestehen zu können. Neue digitale Entwicklungen verschärfen den Beschleunigungsprozess. Von Unternehmen und Beschäftigten verlangt das eine größere zeitliche und räumliche, aber auch geistige Flexibilität, um den Anforderungen gerecht zu werden.

Immer mehr Menschen haben auch heute schon keinen 9-bis-17-Uhr-Job mehr, den sie an an nur einem Arbeitsplatz erledigen. Vielmehr müssen sie aufgrund ihrer Aufgaben flexibel sein, das bedeutet arbeiten an wechselnden Orten – bei Kunden, im Home Office, temporär im „Co-Working-Space“, im Zug, Flugzeug oder in einigen Jahren im autonom fahrenden Auto. Für viele Beschäftigte, vor allem für sogenannte Wissensarbeiter, kommt hinzu, dass sie an unterschiedlichen Projekten in wechselnden Teams arbeiten und sich mit Kollegen aus anderen Teilen der Welt austauschen.

Viele Prozesse und die damit verbundenen Formen der (Zusammen)arbeit haben sich gerade in jüngster Zeit verändert beziehungsweise verstärkt. Vor allem aufgrund mobiler Geräte, Cloud-Speicherdiensten oder digitaler Kollaborationsplattformen verschwimmen die zeitlichen und räumlichen Grenzen zunehmend.

Schon heute ist der Prozentsatz der Menschen, die mobil arbeiten können oder könnten, recht hoch. Das lässt sich aus den Antworten von mehr als 3 000 Menschen aller Altersgruppen, Einkommensklassen und Herkünfte ableiten, die die Wochenzeitschrift „Die Zeit“, das Marktforschungsinstitut infas und das Wissenschaftszentrum Berlin für Sozialforschung im Rahmen ihrer Anfang 2016 abgeschlossenen „Vermächtnis“-Studie befragt hatten. Demnach sagte jeder Zweite, dass er seine Arbeit mit der richtigen Technik heute von jedem Ort der Welt aus erledigen könnte.

Muss man sich damit vom Bürogebäude, in dem man mit Kollegen, Chefs und Kunden zusammenkommt, verabschieden? Nein, meint Dieter Boch, Psychologe und geschäftsführender Gesellschafter des Instituts für Arbeitsforschung und Organisationsberatung iafob deutschland: „Wir benötigen eine neue Kultur des Arbeitens. Die moderne Büroarbeitswelt braucht Arbeitsräume, die den Charakter von Marktplätzen haben. Begegnung, Nähe und interdisziplinärer Wissensaustausch müssen durch die passende Raumgestaltung gefördert werden.“

Aber was passt für das jeweilige Unternehmen und die Menschen, die dort arbeiten? Was benötigen sie wirklich? Wie definiert man attraktive Arbeitsumgebungen? Diesen Fragen ging auch der weltweit agierende Büro- und Objektmöbelproduzent Steelcase nach. Dessen Forschungsteam interviewte vor zwei Jahren 39 000 Mitarbeiter einiger global führender Unternehmen. Die Erkenntnis: Die Beschäftigten müssen die Wahl und Kontrolle darüber haben, wo und wie sie arbeiten. Das trägt wesentlich dazu bei, dass sie sich wohlfühlen, engagiert und motiviert bei der Sache sind.

So wie Organisationsberater Boch und Hersteller Steelcase machen sich viele Fachleute in Sachen Büroplanung und -gestaltung Gedanken über die auf die Bedürfnisse eines Unternehmens und seiner Mitarbeiter passenden Raumangebote. „Activity based working“ lautet der gängige Begriff für das derzeit favorisierte Konzept. Es beinhaltet ein breit gefächertes Angebot an unterschiedlich gestalteten Räumen und Zonen.

In der Praxis bedeutet das: Man sucht sich das geeignete Ambiente abhängig von Aufgabe und persönlicher Stimmung aus. Das geht dann im Idealfall so: Man wandert vom Sechserschreibtisch in die Lounge, vom Besprechungsraum in die Bibliothek, von der Cafeteria zur Videokonferenz, von der Dachterrasse in die Denkerzelle. Je nachdem, ob man sich mit Kollegen vor Ort oder in der Ferne austauschen oder mit Kunden beraten will, ob man in Ruhe nachdenken will oder einfach mal Zerstreuung und Bewegung braucht.

Soweit die Angebote im Gebäude selbst, das zugleich flexibel für künftige Anforderungen bleiben muss. Damit stehen auch Architekten, Innenarchitekten und Bürofachplaner vor neuen Herausforderungen. Sie müssen nicht nur den Vorstellungen und Wünschen ihrer Auftraggeber gerecht werden, sondern auch die Betroffenen zu Beteiligten machen. Ein Kernkonzept der Organisationsentwicklung, das hier konkret meint: Mit allen Beteiligten sprechen, Workshops vor der eigentlichen Planung durchführen. Denn, so Boch: „Keiner weiß besser über die Büroarbeit Bescheid als der, der sie macht.“ Change Management als andauernder Prozess.

Die Beteiligten einbeziehen bedeutet aber auch, den Bedürfnissen der verschiedenen Generationen gerecht zu werden. In etlichen Betrieben existiert heute ein Altersspektrum, das von den Babyboomern, die in den nächsten Jahren in Rente gehen, bis hin zu Auszubildenden reicht. Da treffen dann mehrere Altersgruppen mit unterschiedlichen Wertvorstellungen und Wissensständen aufeinander.

Im Fokus der Personalabteilungen, aber auch vieler Büroplaner steht derzeit die Generation Y, also die 20- bis 35-Jährigen. Dieser Altersgruppe schreiben Wissenschaftler zu, dass sie sich Führung auf Augenhöhe, flache Hierarchien, Familienfreundlichkeit und Wertschätzung wünschen. Sie trennen nicht zwischen Berufs- und Privatleben, stellen aber hohe Anforderungen an den Sinn ihrer Arbeit. Und sie wollen Karriere machen.

Doch es wäre kurzsichtig, sich vorrangig auf die Bedürfnisse dieser Gruppe zu konzentrieren. Denn schon rückt die Generation Z in die Unternehmen ein, die heute unter 20-Jährigen. Deren Einstellung scheint sich deutlich von derjenigen der Generation Y zu unterscheiden. Das lässt sich aus einigen Studien ableiten. So beschäftigt sich beispielweise Christian Scholz, Professor für Betriebswirtschaftslehre an der Universität des Saarlandes, eingehend mit dieser Altersgruppe. Er stellt fest: „Die Z-ler wollen geregelte Arbeitszeiten, unbefristete Verträge und klar definierte Strukturen im Job haben.“

In einem Interview mit dem „Karriereführer“ im vergangenen Jahr konkretisierte er seine Beobachtungen. „Sie gestalten ihr Leben wieder streng nach der Uhr: Um 17 Uhr beginnt die Freizeit, dann wird der Hebel umgelegt“, sagte er gegenüber dem Jobmagazin für Hochschulabsolventen.

Passend dazu stellen sie sich ihren Arbeitsplatz vor. Scholz zufolge wünsche sich die Generation Z ein eigenes Büro mit zwei, drei engen Kollegen, Zimmerpflanze und Teetasse auf dem Tisch, dazu Fotos vom Freund oder der Freundin. „Eine kleine Pippi-Langstrumpf-Welt. Man kann auch sagen: spießig“, kommentiert er das Szenario.

Viele Unternehmensleitungen fragen sich angesichts unterschiedlicher Vorstellungen, wie sie allen Belangen gerecht werden können. Sollen sie möglichst individuelle, auf die diversen Altersgruppen und die jeweilige Lebenssituation passende Angebote machen? Oder eher übergreifende, flexible Konzepte entwickeln?

Von übergreifenden Konzepten sind Experten wie Birgit Gebhardt überzeugt, vor allem, wenn sie gemeinsames Lernen beinhalten. Die Trendforscherin mit Schwerpunktgebiet „Zukunft der Arbeitswelt“ sagt: „Wenn man künftig bei Ausübung seiner Tätigkeit – in altersgemischten Teamstrukturen und unterstützt durch intuitive digitale Werkzeuge – permanent dazulernt, Ideen gemeinsam schärfen, besser darstellen und erproben kann, hat jedes Teammitglied nicht nur einen unternehmerischen, sondern auch einen persönlichen Erfolg erfahren.“ Wo Lernerfahrungen in der Gruppe zur persönlichen Weiterentwicklung führten, könne gegenseitige Wertschätzung erfolgen und der Generationengraben überwunden werden.

Gebhardt, die vor kurzem ihre dritte „New-Work-Order“-Studie für den Industrieverband Büro und Arbeitswelt (IBA) mit dem Thema „Kreative Lernwelten“ abschloss, kommt unter anderem zu dem Schluss, dass die Räume der vernetzten Ideenwirtschaft wenig mit dem klassischen Büro zu tun haben. Stattdessen gelte: „Wenn die Aufgaben zwischen intelligenten Systemen und den Menschen neu verteilt sind, wird das Büro nicht mehr Industriestrukturen und Prozesseffizienz, sondern humane Lern- und Arbeitswelten abbilden, in denen es um Potenzialentfaltung geht.“

Als Inspirationsquellen könnten moderne Schulen, Universitäten, neue Museen und Science Center dienen, die Elemente einsetzen wie Infotainment oder Gamification, also das Anwenden von Spieledesignprinzipien und -mechaniken auf spielfremde Anwendungen und Prozesse, um Probleme zu lösen und Teilnehmer zu engagieren.

Das bedeutet: Arbeitswelt als offene Lernlandschaft, Lernen als durchgängiges Prinzip. Dafür plädiert auch iafob-Geschäftsführer Boch: „Es geht nicht darum, Weiterbildung zu betreiben, sondern ein wissensökonomisches Organisationsprinzip zu installieren. Lernen geschieht ständig.“

Die strukturellen Rahmenbedingungen sind das eine, dass die Beschäftigten aufgeschlossen dafür sein müssen, permanent zu lernen, das andere. Für Wirtschaftswissenschaftler Scholz ist das altersunabhängig. Denn er hat beobachtet, dass sich die Grenzen zwischen den Generationen verwischen. Es werde bald keine altersspezifischen Milieus mehr geben, sondern Gruppen, die von Denkmustern geprägt würden. „Das traditionelle Generationenkonzept löst sich damit auf: Es gibt dann den 15 Jahre alten Baby-Boomer und den 60-jährigen Mitarbeiter Typ Z.“

Um kreativ sein zu können und um das Lernen zu unterstützen, bedarf es natürlich passender Raumangebote. Die Räumlichkeiten und Arbeitsbedingungen müssen zudem so beschaffen sein, dass sich die Menschen darin wohlfühlen und gesund bleiben können.

Doch vom Idealfall ist manches Büroambiente noch weit entfernt. Das lässt die Studie „Die Rolle der Arbeitsumgebung in einer hyperflexiblen Arbeitswelt“ des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) aus dem Jahr 2014 vermuten. Demzufolge sind nur 20 Prozent der 1 165 Befragten sehr zufrieden mit ihrer Büroumgebung, weitere 42 Prozent eher zufrieden. Rund 40 Prozent dagegen erkennen noch großen Nachholbedarf.

Die IAO-Forscher fragten auch danach, wie sich die Gestaltung der Räumlichkeiten hinsichtlich der Bindung an das Unternehmen auswirkt. Ihr Fazit: Mitarbeiter, die eine hohe Zustimmung zur Aussage „Alles in allem betrachtet bin ich mit meiner Büroumgebung sehr zufrieden“, identifizierten sich stärker mit ihrem Arbeitgeber und zeigten auch eine erhöhte Bereitschaft, sich stark zu engagieren, um zum Erfolg des Unternehmens beizutragen.

Damit kommt der Faktor „Unternehmenskultur“ ins Spiel. Die beschreibt Birgit Gebhard idealerweise so: „Vorreiter-Unternehmen drücken heute eher ihre Wertschätzung gegenüber den Akteuren aus, als theoretische CI-Werte abzubilden. Wertschätzung zeigt sich räumlich durch atmosphärische Qualitäten, Großzügigkeit, Variabilität und Wahlfreiheit.“ Und Dieter Boch ergänzt: „Unternehmen müssen ihren Mitarbeitern heute eine Art Komforterlebnis bieten und damit signalisieren, dass ihnen deren Wohlgefühl und Gesundheit wichtig sind.“

Viele Firmen haben das erkannt und handeln bereits danach. Andere befinden sich erst am Anfang des Wegs. Doch sie können sich Unterstützung beim Implementieren neuer Büroarbeitswelten holen – bei Organisationsberatern und Change-Management-Experten. Aber auch – und gerade wenn es um die Planung und Umsetzung räumlicher Rahmenbedingungen geht – bei Architekten, Innenarchitekten, Designern und Bürofachplanern.

Unternehmen, die ihre Mitarbeiter wertschätzen und deren Bedürfnisse berücksichtigen – was sich auch in einem wohltuenden Ambiente ausdrückt –, stärken ihre Arbeitgebermarke. In Zeiten des in vielen Branchen erlebten Fachkräftemangels eine überaus notwendige Strategie. Autorin: Gabriele Benitz

Foto: Steelcase