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Die Beratungsgesellschaft Almi im schwedischen Jönköping hat einen Kinnarps Next Office Prozess durchlaufen, um ein maßgeschneidertes Arbeitsumfeld für Activity Based Working zu erhalten.
Alle Mitarbeiter wurden im Rahmen von Workshops und Analysen in das Projekt eingebunden. Das Ergebnis ist eine inspirierende Bürolandschaft, die die Belegschaft mehr als überzeugt.
Als bei Almi ein Umzug ins Haus stand, meldete sich die Konzernleitung in Jönköping und regte an, doch gleich einen umfassenden Veränderungsprozess durchzuführen, da eine neue Strategie und Markenneupositionierung ins Haus stünde. So wurde die Idee geboren, eine moderne, tätigkeitsbasierte Arbeitsweise zu implementieren, die zugleich eine andere Büroform erforderte. „Wir wollten, dass sich das neue Almi auch in unserem Arbeitsumfeld widerspiegelt“, sagt Johanna Donker, Projektleiterin bei Almi.
Daher wurde Kinnarps als Experte für Veränderungsprozesse hinzugezogen. Nach ersten Sondierungsmeetings wurden Workshops für die Mitarbeiter durchgeführt. Darüber hinaus stellt Kinnarps in Vorträgen dar, wie Arbeitsumgebungen der Zukunft aussehen können, um die Gedanken der Teilnehmer zu inspirieren und in neue Bahnen zu lenken.
„Das Unternehmen beschäftigt Mitarbeiter mit sehr unterschiedlichen Aufgaben. Einige sind mit der Finanzierung beschäftig, andere sind in der Kundenberatung, auch Schweigepflicht war ein Thema. Wir erarbeiteten ein so genanntes ‚playbook‘, das Regeln für die verschiedenen Bereiche des Büros enthält. Auch Ergonomie und Bewegung sowie Akustik wurden diskutiert”, sagt Kinnarps Next Office Manager Henrik Axell.
In den Workshops wurde ermittelt, welche Zonen des Büros die Bedarfe des Personals am besten unterstützen. Neue Möbel und bestehendes Inventar wurden kombiniert, auch um nachhaltig zu handeln.
Almi wünschte sich eine offene Bürolandschaft, aber es gibt ausreichend Platz, um die Räume abzutrennen. „Tätigkeitsbasiert heißt nicht, dass es sich um offene Milieus oder Großraumbüros handelt“, sagt Axell. „Es steht immer der Bedarf des Mitarbeiters als Ausgangspunkt.“
Das Büro umfasst jetzt Meetingräume für alle Bedürfnisse – vom traditionellen Konferenzraum bis zum Raum für aktive Meeting. Der Raum mit dem höhenverstellbaren Konferenztisch Hal kombiniert mit Barhockern ist sehr populär. In den Bereichen mit niedrigem Konzentrationsbedarf mit Steh-Sitztischen ist es am Morgen schnell voll. Hier kann gesprochen und diskutiert werden und der Austausch steht im Vordergrund. Daneben sind kleine Telefonräume angegliedert und Meetingräume für zwei Personen.
Wer sich konzentrieren muss, findet diverse Arbeitsplätze: im offenen Bürobereich oder in Einzelräumen für hochkonzentriertes Arbeiten. Darüber hinaus gibt es Gruppenräume und Zwei-Personen-Büros. Ein Laufband steht für diejenigen bereit, die während der Arbeit Bewegung wünschen.
In einer Lounge und Kantine hat Kinnarps mit Almi funktionelle Lösungen gefunden, die verschiedene Tätigkeiten unterstützen. So stehen z.B. ein Projektor und eine Leinwand für Präsentationen zur Verfügung. Eine Oase mit Musik und gemütlichen Sofas rundet das Angebot ab.
Jeder Mitarbeiter kann aus rund fünf Arbeitsplätzen wählen. „Wir erleben, dass dies sehr gut funktioniert”, sagt Johanna Donker. „Wir haben die Barrieren abgebaut und die Rollen der einzelnen Mitarbeiter verändert. Und wir verstehen, dass die Veränderung kontinuierlich überprüft werden muss.“ Monatlich wird daher überprüft, ob die Arbeit funktioniert und ob Justierungen notwendig werden.
Das Arbeitsplatzanalysetool Next Office besteht aus einem sechsstufigen Prozess, der sich an den Bedarfen des Kunden orientiert und der die Mitarbeiter in den Mittelpunkt stellt. In Workshops und computergestützten Analysen wird die Grundlage für eine maßgeschneiderte Einrichtungslösung geschaffen, die alle Tätigkeiten im Büro unterstützt.
