Wenn das Büro für uns denkt

Übernimmt das Smart Office die Kontrolle über uns? Folgt auf die Automatisierung des Autos nun die Automatisierung des Büros? Werden Algorithmen sagen, was wir zu tun oder zu lassen haben? Oder erleichtern sie uns das Leben, halten uns fitter und machen uns zugleich produktiver? Was wie Science Fiction klingt, ist bereits Realität. Dabei geht es vor allem um drei Bereiche: Wie lassen sich durch den Einsatz von Sensoren das Wohlbefinden am Arbeitsplatzes erhöhen, die Qualität des Arbeitsumgebung steigern sowie die Raumnutzung optimieren und Kosten senken? Das international tätige Unternehmen Haworth arbeitet daran, auf diese Fragen passende Antworten zu finden. Das Ziel: Die Arbeitswelt fit für die Zukunft machen.

Sensorik im Büro ist prinzipiell keineswegs etwas völlig Neues. Sensoren steuern Türen, den Energieverbrauch und das Licht, aber in der Regel in eigenen Schaltkreisen und nicht vernetzt. Neu ist, dass automatische Sensoren in Schreibtische und Bürodrehstühle integriert werden. „Die sogenannten Activity Based Work Produkte sollen nicht nur Produktivität und Effizienz steigern, sondern auch unser Feel Good am Arbeitsplatz erhöhen“, weiß Stefan Kiss, Senior Workplace Strategist und Mitglied im Ideation Team des global agierenden Büromöbelherstellers Haworth. Nutzer werden bei der Stuhleinstellung auf falsche Sitzpositionen hingewiesen oder vom Schreibtisch zum regelmäßigen Positionswechsel animiert. Büromöbel werden so zu persönlichen Gesundheits- und Fitnesstrainern, die smart per App gesteuert werden.

Einen Vorgeschmack, was die Zukunft fürs Büro bringen könnte, lieferte unlängst das wohl nachhaltigste Bürogebäude der Welt, „The Edge“ in Amsterdam. Entwickelt wurde es vom niederländischen Projektentwickler OLG Real Estate in enger Zusammenarbeit mit dem Ankermieter Deloitte. Das Gebäude passt sich nicht nur den sich ändernden äußeren Bedingungen an. Es ist durch die komplette Vernetzung von Gebäude, Raum und Arbeitsplatz auch besonders intelligent, um so zu einer effizienteren und klügeren Nutzung beizutragen. Eine App verteilt täglich die Arbeitsbereiche an die Mitarbeiter, die ihren jeweiligen Vorlieben entsprechen. Smartphone oder Tablet steuern Licht und Klima am Arbeitsplatz – oder sie führen den Mitarbeiter auf den direktesten Weg von A nach B.

Unbestritten ist, dass die Umgebungsbedingungen einen großen Einfluss auf die Leistung von Mitarbeitern besitzen. Dazu zählen unter anderem Licht, Klima, Temperatur und der Geräuschpegel. Bis dato waren fundierte Erkenntnisse über die Nutzung von Räumen meistens im Reich der Spekulation angesiedelt. Aber die Technologie liefert nicht nur ein viel aussagekräftigeres Feedback und validere Daten, sondern bietet erstmals auch die Chance, die Arbeitswelt viel stärker an die Bedürfnisse jedes Einzelnen anzupassen. „Mit dem Einsatz der Sensorik finden wir beispielsweise heraus, wie intensiv Arbeits – und Besprechungsbereiche oder Verkehrsflächen frequentiert werden. Nachvollziehen zu können, wie sich Mitarbeiter während des täglichen Kommens und Gehens innerhalb eines Gebäudes bewegen, ist wesentlich, um eine optimale und maximale Ausnutzung zu erzielen. Diese Erkenntnisse münden in einer verbesserten Arbeitsumgebung für die Mitarbeiter – gleichzeitig führen sie auch zu einer besseren Ausnutzung der in den Innenstädten mittlerweile knapp gewordenen Flächenressourcen“, fügt Stefan Kiss hinzu.

Die Leistungsfähigkeit eines Smart Offices hängt dabei in erster Linie von zwei Faktoren ab: von der Erhebung aller Daten sowie ihrer vollständigen Integration. Die Akzeptanz solcher Konzepte wird davon abhängig sein, wie der Datenschutz garantiert ist, Unternehmen offen und transparent kommunizieren und das Smart Office das Leben der Menschen tatsächlich erleichtert. Diese Veränderungen werden dem Einzelnen und den Organisationen viel abverlangen. Unternehmen und Mitarbeiter müssen sich auf eine umfassende kulturelle Transformation einstellen – und sich darauf einlassen.