Kaum ein Thema findet zurzeit in der Bürobranche mehr Beachtung als das sich verändernde Arbeitsumfeld. Dank der technologischen Entwicklung ist es heute möglich zu arbeiten, wann und wo man möchte. Dabei zeigen Analysen zwei wichtige Trends: Der Umfang des persönlichen Arbeitsplatzes reduziert sich, während die Nachfrage nach flexiblen, funktionalen und motivierenden Arbeitsumgebungen steigt Büros, die für eine Vielzahl von verschiedenen Tätigkeiten geeignet sind. Die Forderung nach einem Arbeitsumfeld, das auf die Menschen mit ihren speziellen Aufgaben und Bedürfnisse abgestimmt ist, erfordert ein eigenes Konzept, in dem auch flächeneffiziente, ergonomische und ökonomische Faktoren entscheidend sind. Kinnarps hat daher Next Office Activity Based Working entwickelt.
Next Office
Bei dem Konzept Next Office für arbeitsgerechte Umgebungen steht der Mensch im Mittelpunkt des Arbeitsplatzes, entsprechend seiner eigentlichen Aufgaben und Arbeitsmuster. Der ganzheitliche Ansatz, der alle Hierarchieebenen sowie die virtuelle Umgebung mit einbindet, betrifft nicht nur die Inneneinrichtung, sondern auch den generellen Wandel der Arbeitsprozesse. Räume, in denen die bestmögliche Balance zwischen Privatsphäre und Öffentlichkeit, zwischen Team- und Einzelarbeit, zwischen Konzentration und Kommunikation entsteht, sind das Ziel.
Für jede Aufgabe der richtige Arbeitsplatz
Im Laufe eines Arbeitstages führen Büroarbeiter eine Vielzahl verschiedener Tätigkeiten aus: Einzel- oder Teamarbeit, Beantworten von E-Mails, Telefongespräche, Meetings oder Kundentermine. Mit dem tätigkeitsorientierten Konzept wird der persönliche Schreibtisch um flexiblere, funktionale und inspirierende Arbeitsumgebungen ergänzt, die auf diese verschiedenen Aktivitäten abgestimmt sind und je nach Unternehmen, Abteilung oder Person anders aussehen können. Die ausschließliche Nutzung eines persönlichen Arbeitsplatzes wird abgelöst durch eine Umgebung, in der Einzelpersonen und Teams jederzeit an verschiedenen Orten zusammenarbeiten können.
Vorteile nutzen
Der gesellschaftliche und technologische Wandel hat dazu geführt, dass in manchen Unternehmen bis zur Hälfte der Arbeitsplätze nicht permanent genutzt werden. Mitarbeiter arbeiten von zuhause, von unterwegs oder an vielen anderen Orten im Unternehmen. Angesichts hoher Miet- und Nebenkosten ist eine solche ineffiziente Raumnutzung ökonomisch nicht zu rechtfertigen. Traditionell wird die Bürofläche anhand der Quadratmeter pro Arbeitsplatz definiert. Next Office macht es möglich, eine neue Rechnung aufzustellen: Quadratmeter pro tatsächlich anwesendem Mitarbeiter. Geringere Raumkosten durch effiziente Flächennutzung, höhere Flexibilität des Arbeitsumfeldes und die Förderung der Kreativität und Gesundheit der Mitarbeiter durch motivierende und ergonomische Arbeitsplätze ermöglichen eine Win-Win-Situation für Unternehmen und Mitarbeiter.
Natürliche Flexibilität
Dabei ist für Next Office keine bauliche Veränderung der Räumlichkeiten notwendig. Bei Bedarf werden die vorhandenen Strukturen einfach neu zugeordnet. Eine Änderung von 100 auf 150 Mitarbeiter oder umgekehrt ist leicht umsetzbar, ohne dabei die Flächengröße verändern zu müssen. Diese stetige Fähigkeit zur Flexibilität ist in einer Zeit der sich ständig verändernden Märkte wichtiger als je zuvor.
Kreative Mitarbeiter
Kreativität entsteht oft im informellen Gespräch mit Menschen, die einen anderen Hintergrund haben als man selbst. Kinnarps baut daher auf ein Arbeitsumfeld, das den spontanen Austausch fördert und somit ein kreatives Klima. Während traditionelle Arbeitsumgebungen oft aus nur abgeschlossenen Bereichen mit persönlichen Arbeitsplätzen, Besprechungsräumen und Cafeterien bestehen, die für neue Begegnungen wenig Raum bieten, setzt Next Office auf einen Mix des Arbeitsumfeldes, in dem Bewegung, Flexibilität und Kreativität im Mittelpunkt stehen. Jedoch werden hier auch Räume für die konzentrierte Arbeit zur Verfügung gestellt.
Ergonomie und Bewegung
Mit Next Office kann zugleich einem bekannten Problem der statischen Arbeit am Arbeitsplatz zu Leibe gerückt werden. Die üblichen Verspannungen im Nacken- und Schulterbereich sowie die hierzulande weit verbreiteten Rückenschmerzen können bei flexiblen, auf verschiedene Tätigkeiten angepassten Arbeitsplätzen wirksam bekämpft werden. Denn rund 30 verschiedene Zonen im Büro wie z.B. ein halb-offener Co-Working Raum, eine Chatbox, ein kleiner Stilleraum oder eine Work Lounge sorgen für mehr Bewegung, unterschiedliche Körper-Haltungen. Auf Bedarf ist auch ein Fitnessgerät integriert. Dies führt wiederum zu Synergieeffekten wie geringeren Krankheitsständen, sowie zu motivierten und produktiveren Mitarbeitern.
Design als Anreiz
Zwischen Wohlbefinden und Kreativität besteht ein klarer Zusammenhang. Führende Unternehmen setzen auf Design, um auch im so genannten War of Talents begabte jungen Menschen an sich binden zu können. Gutes Design bringt also viele Vorteile: Die Mitarbeiter sind motivierter, das Unternehmen wird gestärkt und attraktiver für neue Talente und Mitarbeiter. Next Office verbindet daher Design mit einem ganzheitlichen Ansatz für das Arbeitsumfeld.
Kinnarps Analysetool
Mit Hilfe des Kinnarps Analysetools wird individuell ermittelt, wie die arbeitsgerechte Umgebung in dem jeweiligen Unternehmen aussehen kann. Hierbei werden die Teamstrukturen mit den Faktoren Alter, Bildung und Geschlecht berücksichtigt. Das Analysetool zeigt, welche unterschiedlichen Aktivitäten im Laufe eines Tages ausgeführt werden, in welchem Umfang und Umfeld. Eine Lösung, die ein Büro schafft, in dem Arbeiten Spaß macht.
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