Interview mit Joachim Ueberjahn, Britta Dorge, Katharina Großmann
Herr Ueberjahn, Frau Dorge, Frau Großmann, wie haben Sie sich bei Ihren Planungen dem Thema „Neue Arbeitswelten“ angenähert?
Als Mitarbeiter des Bereichs Immobilien haben wir externe Seminare besucht, um einen Blick über den „RWE-Tellerrand“ hinaus zu bekommen. Auf einem dieser Seminare hörten wir einen Vortrag zum Thema „Neue Arbeitswelten“ bei Unilever in Hamburg. Von diesem Zeitpunkt an, war uns klar, dass wir im RWE Konzern dringend andere Flächenkonzepte benötigen. Im Team haben wir dann in einem mehrtägigen Workshop unsere Ideen, Ziele und Leitgedanken erarbeitet.
Worin lag die Herausforderung bei der Umgestaltung der Bürororäume von Westnetz?
Die erste Herausforderung lag darin, dass wir zu dem Zeitpunkt, an dem fest stand, dass ein neues Bürogebäude für bis zu 700 Mitarbeiter angemietet werden sollte, nur eine grobe Vorstellung´davon hatten, wie das Konzept „Neue Arbeitswelten“ aussehen konnte. Zunächst hatten wir lediglich vor, zwei bis drei kleinere Pilotprojekte an andern Standorten durchzuführen, um dann ein Detailkonzept zu entwerfen. Die zweite Hürde war dann, ein solches Konzept nicht in einem Neubau, sondern in einem Bestandsgebäude mittels Umbau realisieren zu müssen. Wir mussten aus dem bestehenden Grundriss das Bestmögliche herausholen. Dies gelang uns, indem wir Wände eliminierten und durch einen hohen Anteil von Glaselementen ersetzten. So konnten wir eine sehr freundliche, helle, transparente und zur Kommunikation anregende Arbeitsumgebung schaffen. Die größte Herausforderung aber ist tatsächlich, den mit den „Neuen Arbeitswelten“ einhergehenden Kulturwandel voran zu treiben. Sehen Sie, wenn man in eine typische RWE Verwaltung kommt, mutet diese heute eher wie eine Behörde an: lange, kahle Flure mit Zellenbüros, meist geschlossene Türen, die nicht gerade dazu einladen anzuklopfen und sich auszutauschen. Bisher gibt es nur sehr selten offene Flächen und auch nur sehr wenig Desk-Sharing im Unternehmen. Die Akzeptanz gerade für eine sogenannte Landschaftsfläche zu erhalten, war nicht immer leicht. Gleiches gilt für die informelle Kommunikation in der Netzwerkfläche. Die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen müssen verstehen, dass es nicht bedeutet faul herumzusitzen, wenn man im Loungebereich bei einem Kaffee mit den Kollegen über die Arbeit oder ein Projekt spricht. Nicht jede Besprechung muss in einem Besprechungsraum stattfinden!
Wie konnte Haworth mit seinem Gestaltungskonzept zu einem besseren Planungsergebnis beitragen?
In einem kurzen Briefing hatten wir der Firma Haworth erläutert, welches Ziel wir mit unserer Netzwerkfläche verfolgen, nämlich verschiedenste Möglichkeiten der formellen und informellen Kommunikation zu schaffen und diese damit zu fördern. Die Mitarbeiter sollten sich in der Fläche wohl fühlen und gerne hierher kommen um zu kommunizieren. Die Vorschläge zur Gestaltung dieser Fläche, die uns Haworth machte, haben uns einstimmig überzeugt. Eine Mischung aus Stehkonferenzen, Sitzungszimmern sowie Sesseln und Sofas in offener und etwas geschlossener Variante, treffen alle Anforderungen. Warme, freundliche Farben und gezielte Lichtakzente durch Tisch- und Stehleuchten runden das Wohlfühl-Ambiente ab.
Was können die von Ihnen ausgewählten Haworth Produkte gegenüber Konkurrenzprodukten leisten?
Ausschlaggebend für die Entscheidung, Haworth mit der Möblierung zu beauftragen, war vor allem das Verständnis unseres Gesamtkonzeptes. Die Vielfalt an Möglichkeiten zur Farbgestaltung, der variable Aufbau der Loungemöbel und eine durchgehend hohe Qualität zu einem angemessenen Preis haben diese Entscheidung letztendlich unterstützt. So haben wir die Sitzungsräume mit den Konferenztischen Planes und den Konferenzstühlen Comforto 99 ausgestattet, in den Zonen für Stehkonferenzen die Stehsitze Comforto 1 und die Counterstühle Comforto 62. Eine gemütliche Loungeatmosphäre erzeugen die Sessel und Hocker der Reihe Hello zusammen mit den Möbeln aus dem System LTB.
Clean-Desk, papierfreies Büro, Entspannungszonen, informelle Kommunikation – wie motivieren Sie Ihre Mitarbeiter, die
Möglichkeiten der „Neuen Arbeitswelten“ optimal zu nutzen?
In den Individualbüros haben wir neben der Tür mit einem Glasschwert, das die Einsicht ermöglicht, nur noch Platz für einen Hochschrank mit einer Höhe für fünf Ordner. Zusätzlich erhält jeder Mitarbeiter dieser Zweier-Büros ein Sideboard, in dem gerademal zwei Ordnerreihen Platz finden. Dies ist deutlich weniger als in der Vergangenheit. Die Mitarbeiter müssen sich also nun sehr genau überlegen, was sie im täglichen Zugriff benötigen, was Sie einscannen können, was ins Zentralarchiv kommt oder was ganz aussortiert werden muss. Die Plätze in der Landschaftsfläche sind variabel. Hier arbeiten Kollegen, die in der Regel weniger als fünf Tage pro Woche in Dortmund sind. Auf einer Etage teilen sich bis zu 26 Mitarbeiter 13 Arbeitsplätze. Das bedeutet: Wer hier abends seinen Arbeitsplatz verlässt, muss seinen Schreibtisch frei räumen, da am nächsten Tag womöglich ein Kollege dort arbeiten wird. Jedem Mitarbeiter, der dieser Fläche zugeordnet ist, steht ein persönlicher Spind und eine Garderobe zur Verfügung. Zusätzlich haben die Abteilungen in dieser Fläche noch eine Teamablage. Durch dieses System wollen wir unter anderem das ortsungebundene Arbeiten – auch im Home Office – fördern und die Möglichkeit geben, gelegentlich von einem anderen Standort aus arbeiten zu können. Wenn man solch eine Arbeitsweise effizient gestalten will, muss man notgedrungen anfangen, Unterlagen zu digitalisieren, da nicht alles in Papierform mitgenommen werden kann. In der Netzwerkfläche soll kommuniziert werden, nicht nur in den Besprechungsräumen – auch spontan und informell in den Loungebereichen. Hier haben wir mit der Kaffeebar bewusst einen Ort geschaffen, an dem man sich auch einfach zufällig trifft. Auf den Etagen gibt es unterschiedlich große Besprechungsräume. Abhängig von der Anzahl der Besprechungsteilnehmer kann es vorkommen, dass auf einen Raum ausgewichen werden muss, der sich auf einer anderen Etage befindet und damit trifft man automatisch auch auf Kollegen aus anderen Abteilungen und Ressorts.
Machen die Veränderungen in der Arbeitswelt neue Maßnahmen bezüglich „Gesundheit am Arbeitsplatz“ notwendig?
Steigendes Gesundheitsbewusstsein ist einer der Megatrends, die unsere Gesellschaft beeinflussen und deshalb auch Bestandteil unseres Konzepts „Neue Arbeitswelten“ sind. Da mehrere Mitarbeiter den gleichen Schreibtisch nutzen, haben wir den Standort komplett mit höhenverstellbaren Schreibtischen ausgestattet. Sie eignen sich für die Arbeit im Stehen wie im Sitzen. So kann sich jeder Mitarbeiter ganz individuell und schnell den Schreibtisch auf die passende Höhe einstellen. Ein weiterer Aspekt ist der Ruhe- und Rückzugsraum, den wir auf jeder Etage eingerichtet haben. Hierhin kann man sich vor allem vor oder nach langen, anstrengenden Besprechungen oder Dienstreisen zurückziehen. Des Weiteren wird es zukünftig im Gebäude ein Gesundheitszentrum geben: In zwei Räumen werden qualifizierte Trainer in Zusammenarbeit mit unserer Arbeitsmedizin Kurse wie zum Beispiel eine Rückenschule anbieten und die Mitarbeiter in verschiedene Cardio- und
Kraftgeräte einweisen. In Anwesenheit dieser Gesundheits Coaches kann dann an mehreren Tagen der Woche dort trainiert werden. Am Standort wird erstmals auch ein neues Casino Konzept – eine Mischung aus klassischer Selbstbedienungskantine und Bistro – geschaffen. Es wird eine größere Vielfalt an Produkten geben, vor allem frische Salate, frisch belegte Brötchen und Säfte sowie „to go“-Produkte stehen
im Bistro-Bereich im Vordergrund. Auch eine effizientere Nutzung der Kantinenfläche wird angestrebt, denn zukünftig soll hier nicht nur zur Frühstücks- und Mittagszeit Betrieb sein, sondern ganztägig. Auch im Casino wird es wie auf den Netzwerkflächen Loungebereiche geben. Man trifft sich künftig auch hier zu Besprechungen und kann dabei noch einen Snack zu sich nehmen – egal zu welcher Zeit.
Wie ist das Feedback der Mitarbeiter zum neuen Arbeitskonzept?
Die Mitarbeiter sind begeistert. Gerade das neue Mobiliar wird sehr geschätzt. Die höhenverstellbaren Schreibtische werden besonders in der Mittagszeit gerne in Steh-Position gebracht um dem Mittagstief entgegenzuwirken. Auch die Netzwerkflächen erfreuen sich zunehmend reger Nutzung. Einen Teil der Arbeitszeit verbringen die Kollegen hier, um die neue und andere Arbeitsatmosphäre zu genießen. Die Akzeptanz, sich hier informell, mit einem Kaffee in der Hand zu unterhalten, steigt stetig. Besonders aber freuen wir uns darüber, dass gerade auch viele Mitarbeiter, die vor dem Umzug dem Gesamtkonzept eher skeptisch gegenüberstanden, die Neuerungen mittlerweile sehr zu schätzen wissen.
